الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية: المتطلبات وخطوات الاستعداد
المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية في السعودية هي مرحلة الربط والتكامل: يجب أن يُصدر نظام الفوترة في منشأتك الفاتورة بصيغة XML وفق معيار UBL 2.1، ويختمها بختم تشفيري، ويضيف إليها رمز QR، ثم يرسلها إلى منصة «فاتورة» التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. الفاتورة الضريبية بين المنشآت تُعتمد من الهيئة قبل تسليمها للمشتري، والفاتورة المبسطة للأفراد تُبلَّغ إلى الهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها. ولا تبدأ المرحلة لكل المنشآت في وقت واحد، بل على موجات تُبلِّغ الهيئةُ كل منشأة بموعد موجتها قبل ستة أشهر على الأقل.
ما الفرق بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية؟
بدأت المرحلة الأولى، مرحلة الإصدار، في 4 ديسمبر 2021. وكان المطلوب فيها أن تصدر الفواتير وتحفظ إلكترونياً من نظام مناسب بدل الفواتير الورقية أو المكتوبة يدوياً، مع رمز QR على الفاتورة المبسطة، ومن غير ربط مباشر مع الهيئة.
أما المرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل، فبدأ تطبيقها من 1 يناير 2023 على موجات متتالية تُحدَّد بحسب حجم إيرادات المنشآت الخاضعة للضريبة. وفيها لم يعد يكفي أن تكون الفاتورة إلكترونية، بل يجب أن يتصل نظام الفوترة بمنصة الهيئة ويتبادل معها الفواتير بصيغة وبيانات محددة.
ما متطلبات المرحلة الثانية؟
- صيغة موحّدة: تصدر الفاتورة بصيغة XML وفق معيار UBL 2.1، ويمكن أن تُعرض أو تُطبع للعميل بشكل مقروء، لكن الأصل المعتمد هو الملف الإلكتروني.
- ختم تشفيري: يوقّع النظام كل فاتورة توقيعاً رقمياً يثبت مصدرها ويمنع التلاعب بها بعد إصدارها.
- رمز QR: يُضاف إلى الفاتورة ويحمل بياناتها الأساسية بما يسمح بالتحقق منها.
- تسلسل لا ينقطع: لكل فاتورة معرّف فريد، وعدّاد متسلسل، وبصمة مرتبطة بالفاتورة التي قبلها، فلا يمكن حذف فاتورة من السلسلة أو إدراج أخرى بين فاتورتين.
- ربط الجهاز أو الحل بالمنصة: كل نظام فوترة أو جهاز يصدر الفواتير يُسجَّل في بوابة «فاتورة» قبل استخدامه.
- حفظ الفواتير وعدم حذفها: لا يسمح النظام بحذف فاتورة صادرة أو تعديلها، ويُصحَّح الخطأ بإشعار دائن أو مدين.
ما الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة في المرحلة الثانية؟
| البند | الفاتورة الضريبية (بين المنشآت) | الفاتورة المبسطة (للأفراد) |
|---|---|---|
| المشتري المعتاد | منشأة أخرى | مستهلك فرد |
| طريقة التعامل مع الهيئة | الاعتماد المسبق: تُرسل إلى الهيئة وتعود معتمدة | الإبلاغ: تُرسل إلى الهيئة بعد إصدارها |
| متى تُسلَّم للمشتري؟ | بعد اعتمادها من الهيئة | فور إصدارها |
| المهلة | قبل مشاركتها مع المشتري | خلال 24 ساعة من إصدارها |
وتسري القواعد نفسها على الإشعارات الدائنة والمدينة: إشعار مرتبط بفاتورة ضريبية يُعتمد مسبقاً، وإشعار مرتبط بفاتورة مبسطة يُبلَّغ خلال المهلة نفسها.
كيف يُربط نظام الفوترة بمنصة «فاتورة»؟
تسمّي الهيئة كل نظام أو جهاز يصدر الفواتير «وحدة توليد الفواتير الإلكترونية». ولكل وحدة إجراء تسجيل خاص بها، وخطواته في العادة كالتالي:
- يدخل المسؤول المفوّض في المنشأة إلى بوابة «فاتورة» ويطلب رمز تحقق لمرة واحدة.
- يُدخَل الرمز في نظام الفوترة، فيُنشئ النظام طلب التسجيل ويرسله إلى الهيئة.
- يجتاز النظام فحوص التوافق التي تتأكد من أن فواتيره مطابقة للمواصفات.
- تصدر الهيئة معرّف الختم التشفيري للوحدة، وبعده يبدأ النظام بإرسال الفواتير الفعلية.
وإذا كان لدى المنشأة أكثر من فرع أو أكثر من نقطة بيع تصدر فواتير، فكل وحدة منها تحتاج إلى تسجيلها الخاص.
كيف تستعد منشأتك للمرحلة الثانية؟
1. تأكد من موعد موجتك
تابع الإشعارات الواردة من الهيئة وحسابك في بوابتها. موعد الإلزام يختلف حسب الموجة المحددة لمنشأتك، والمهلة التي تمنحها الهيئة كافية إذا بدأت الاستعداد مبكراً.
2. راجع نظام الفوترة الحالي
اسأل مزوّد النظام بوضوح: هل يصدر الفاتورة بصيغة UBL 2.1 ويوقّعها ويرسلها للاعتماد والإبلاغ من داخله؟ هل يدعم تسجيل كل جهاز ونقطة بيع؟ هل يمنع حذف الفواتير؟ النظام الذي يحتاج إلى برنامج وسيط منفصل للربط يضيف حلقة أخرى قد تتعطل.
3. نظّف بياناتك
الفاتورة الضريبية تحتاج إلى بيانات المشتري كاملة وصحيحة، ومنها رقمه الضريبي وعنوانه. راجع ملفات العملاء، وتأكد من بيانات منشأتك نفسها، ومن أن كل صنف مصنّف ضريبياً بشكل صحيح.
4. جرّب قبل موعد الإلزام
سجّل الأجهزة في بيئة الاختبار أولاً إن أمكن، وأصدر فواتير تجريبية من كل نوع: ضريبية، ومبسطة، وإشعار دائن، وإشعار مدين، وتحقّق من قبولها.
5. درّب الموظفين على حالات الرفض
عندما ترفض الهيئة فاتورة ضريبية، يجب أن يعرف المحاسب أو الكاشير سبب الرفض وكيف يصحّحه. ويجب ألا تُسلَّم فاتورة ضريبية للعميل قبل اعتمادها.
6. ضع آلية لمتابعة الفواتير المعلّقة
انقطاع الإنترنت لا يُسقط مهلة الـ 24 ساعة للفواتير المبسطة. يحتاج النظام إلى قائمة واضحة بالفواتير التي لم تُرسل بعد، وإلى إعادة إرسالها تلقائياً عند عودة الاتصال.
أسئلة شائعة
هل يمكن حذف فاتورة صدرت بالخطأ؟
لا. الفاتورة الصادرة تبقى محفوظة كما هي، ويُعالج الخطأ بإصدار إشعار دائن يلغي أثرها أو جزءاً منه، ثم تُصدر فاتورة صحيحة عند الحاجة.
هل تكفي طباعة رمز QR على الفاتورة؟
في المرحلة الأولى كان ذلك جزءاً أساسياً من المطلوب. أما في المرحلة الثانية فرمز QR عنصر واحد من عدة عناصر، ولا بد معه من الصيغة الموحّدة والختم التشفيري والربط مع الهيئة.
خلاصة
- المرحلة الثانية تعني ربط نظام الفوترة مباشرة بمنصة «فاتورة»، وتُطبَّق على موجات حسب إيرادات المنشأة.
- الفاتورة الضريبية تُعتمد قبل تسليمها، والمبسطة تُبلَّغ خلال 24 ساعة.
- كل جهاز أو نظام يصدر الفواتير يُسجَّل في البوابة برمز تحقق ويحصل على معرّف ختم تشفيري.
- لا حذف للفواتير، والتصحيح يكون بإشعار دائن أو مدين يخضع للقواعد نفسها.
- ابدأ الاستعداد فور وصول إشعار موجتك: النظام، والبيانات، والتجربة، والتدريب.
الفوترة الإلكترونية في Final Solution ERP
في Final Solution ERP تعمل المرحلة الثانية من داخل النظام: التوقيع والإرسال وتسجيل الأجهزة من غير أي برنامج إضافي، وتصدر الفاتورة من المبيعات أو نقطة البيع في النظام نفسه المرتبط بالمحاسبة والمخزون. اطّلع على برنامج الفاتورة الإلكترونية، أو كلّمنا على واتساب أو اترك بياناتك في النموذج، ونرتّب لك عرضاً وتجربة مجانية.